PME de service : 3 actions pour mobiliser vos collaborateurs sur les problématiques de marge

Dans une PME, la marge reste souvent un sujet épineux mais crucial, pas toujours bien appréhendé par tous les acteurs de l’entreprise. Pourtant, en mettant en œuvre des actions simples, tout dirigeant peut mobiliser ses collaborateurs sur ce thème. Chez Altman Partners, nous avons accompagné plusieurs PME de service, et nous vous proposons de découvrir la méthodologie en trois étapes que nous développons pour eux :

  1. Construire une information de gestion simple et pérenne
  2. Définir des indicateurs pertinents et accessibles
  3. Partager, animer, capitaliser

Une source d’inspiration pour votre développement…

#1 : construire une information de gestion simple et pérenne

Dans une entreprise de service, on vend essentiellement du temps… de collaborateurs internes (salariés), ou externes (free-lances, sous-traitants). La problématique des marges consiste donc souvent à suivre des temps, et à les valoriser (à la vente et à l’achat/consommation).
Inutile de se lancer dans des développements complexes ou coûteux : les solutions de time-tracking en Saas sont à la fois simples, bons marchés et évolutives (vous payez en fonction du nombre d’utilisateurs). Certaines – comme Harvest – vous permettrons par ailleurs de gérer la facturation et le recouvrement, de gérer les frais ou les achats refacturés.
Concentrez-vous en revanche sur les process internes de gestion de données : nomenclature-projets, gestion des statuts, saisie et d’exploitation des temps, facturation … Quelques points clés pour le succès de la mise en œuvre : des process clairs et simples, et un minimum de contraintes pour les opérationnels.

Restent à valoriser vos temps. A la vente, c’est relativement simple : que vous travailliez en régie ou au forfait, vous avez une base contractuelle (la commande client), qu’il vous suffira d’appliquer au nombre d’heures budgétées et/ou passées.
Pour valoriser vos coûts des ventes, vous devrez en revanche passer un peu de temps afin d’élaborer des standards par heure et collaborateur/fonction, et prévoir de vérifier périodiquement que ceux-ci sont conformes à la réalité. Rien de très compliqué, d’autant que cela vous permettra d’approfondir votre connaissance des « taux d’occupation » courants dans l’entreprise.

En quelques semaines, vous aurez construit une information de qualité, accessible et exploitable pour construire des indicateurs économiques pertinents.

#2 : Définir des indicateurs pertinents et accessibles

Il s’agit maintenant d’exploiter ces données de façon à ce que l’ensemble de vos collaborateurs s’approprie les problématiques de marges. L’objet est de définir un nombre restreint d’indicateurs clés (5 ou 6), qui positionneront la marge (et/ou ses composantes : ventes, Taux Journalier Moyen, taux d’occupation…) suivant une ou plusieurs dimensions d’analyse (temps, clients ou catégorie clients, projets ou typologies projets…).
Et à ce stade, il est crucial de construire une équipe-projet aussi représentative de l’entreprise que possible : chefs de projets, commerciaux/marketing, collaborateurs administratifs, consultants,… Tous ont une perception propre qui enrichira la qualité des indicateurs que votre entreprise choisira. C’est aussi la garantie d’un résultat accessible (compréhensible par tous) et cohérent avec les valeurs de l’entreprise (acceptable par tous).
Pour une restitution qualitative et interactive, vous disposez aujourd’hui en PME d’outils de « Business Intelligence » autrefois réservés aux grandes entreprises (voire très grandes vues leur prix !). Notamment, Microsoft propose dans la suite Office 365 son logiciel PowerBI, dont la puissance et la facilité d’utilisation permettent d’aller bien au-delà de simples graphiques excel… tout en automatisant les traitements.

#3 : Partager, animer, capitaliser

Lorsque vos indicateurs sont définis, que le modèle de données est finalisé, c’est le moment de partager l’information.
Choisissez la transparence et la collaboration : si vous voulez une mobilisation maximale, il est important que l’information soit distribuée sans restriction. D’autant qu’il existe des solutions de publication online qui permettent une large diffusion en conservant des niveaux de sécurité acceptables pour l’entreprise.
Ritualisez autant que possible ces discussions. Une courte réunion mensuelle, présentant les indicateurs et leur évolution dans le temps, et impliquant un maximum de collaborateurs, vous permettra de créer le terreau propre aux discussions et initiatives. Enfin, puisque les marges sont un sujet central pour l’entreprise, faites-en sorte que ces réunions soient régulièrement animées par des non-spécialistes des « chiffres » (opérationnels, commerciaux…).

Quelques témoignages :

DISCNGINE / Eric Le Roux, Président :

« Altman Partners est un soutien fort de notre développement depuis plusieurs années. Leur expertise à la fois organisationnelle, managériale et financière est un grand appui pour une PME comme la nôtre. Sans eux, nous n’en serions pas là ! »

HOUOT AGENCEMENT / Vincent Houot, Président

« Ils ont été le déclic pour que je passe à l’action. Leur intervention nous a permis de repenser nos processus de décision et de management et de mettre en place un véritable outil de gestion opérationnelle. En 18 mois, nous avons remis l’entreprise sur les voies de la performance. Altman Partners, c’est une énergie qui correspond aux PME. »

Vous désirez approfondir ce sujet ? Contactez-nous ici 
Appelez directement notre expert, Jean-Marie Le Tallec, au 06 87 12 96 75.
Pour en savoir plus sur Altman Partners, c’est ici 

 

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