Décollage de l’activité ? Accrochez vos ceintures !

Communication , édition de logiciel, événementiel ou agencement… chez nos clients la reprise est là. L’accélération se fait à un rythme d’autant plus fort que l’arrêt avait été brutal. Et à mesure que les carnets de commandes se remplissent, les enjeux se multiplient : recrutement, sourcing, méthodologie, formation ou investissement.  

L’entreprise a besoin de concentrer son énergie sur le développement commercial et le redimensionnement de la production. Et sécuriser les aspects économique et financier de la croissance devient crucial…  

… Vérifiez notamment où en est votre entreprise sur 3 points : 

Vos outils de gestion sont-ils performants ?

Plus que jamais, les chefs de projet doivent disposer d’outils de gestion et de process performants pour éviter la «sortie de route» sur des gros projets … est-ce vraiment le cas ? 

S’ils sont probablement adaptés à vos contraintes métiers, vos outils et process doivent aussi : 

Sécuriser la rentabilité de vos devis…

• Disposez-vous de calcul de marges prévisionnelles fiables ? 
• Vos process prévoient-ils systématiquement – avant envoi au client – de comparer ces marges aux standards budgétaires de l’entreprise ? 

Assurer un suivi du budget prévisionnel en cours de projet, pour identifier au plus vite les écarts.

• Et lorsqu’on vend du temps, le time-tracking est un passage quasi-obligé… le vôtre est-il fiable ? 

Fournir les informations nécessaires à la (re)négociation en cas de dépassement… 

• Disposez-vous du détail des temps passés et coûts par tâche/collaborateur, qui vous permettront d’objectiver les demandes de devis complémentaires aux clients ? 

Permettre une revue périodique de votre activité. 

• Disposez-vous d’un tableau mensuel d’indicateurs adaptés à votre métier ? Par exemple : suivi du carnet de commande, de la marge projet, du TJM moyen, de l’activité des équipes…  

 Sécurisez votre BFR 

En cas de forte croissance, le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) peut devenir votre pire ennemi… Pourquoi ? 

Le BFR représente un besoin de trésorerie structurel qui va dépendre de votre métier, et votre niveau d’activité.  

Un exemple simple : vous êtes un bureau d’études travaillant sur des projets clients qui durent plusieurs mois.  Tous les mois vous payez les salaires et charges des collaborateurs, et les factures des sous-traitants qui travaillent sur ces projets. Mais vous ne facturez vos clients qu’en fin de projet, et ceux-ci payent à 60j. après réception de la facture. Quelle que soit la rentabilité de votre activité, il vous faut donc financer les coûts de production du projet plusieurs mois avant d’en encaisser les revenus.  

Le BFR se mesure en nombre de jours de chiffre d’affaires, et peut représenter 30 à 40 jours dans certains métiers. Et si votre chiffre d’affaires double, le besoin de financement également ! 

Mesurez le BFR moyen de votre entreprise, et le cas échéant, sécurisez son financement avant que l’accélération de votre activité ne mette la trésorerie de l’entreprise en difficulté. Les options sont nombreuses et la littérature abondante sur le sujet. Quelques pistes que vous pouvez suivre : 

• Votre politique d’acompte clients est-elle optimisée ?  
• Négociez-vous systématiquement les délais de paiement avec les clients et les fournisseurs / sous-traitants ? 
• Vos factures sont-elles émises dès que vos clauses contractuelles le permettent?? Le recouvrement des factures clients est-il sous contrôle ? 
• Avez-vous exploré les sources possibles de financement?auprès de votre banque?: découverts, affacturage, Dailly?? Si vos clients sont des grands comptes, la BPI dispose notamment d’une solution souple et relativement bon marché appelée Avance +. 

Anticipez vos besoins de financement 

Matériel de production, bureautique, agencement des nouveaux bureaux, … tôt ou tard le développement de l’activité supposera des investissements. Et un principe cardinal de la finance d’entreprise est d’adosser les décaissements à la durée de vie économique d’un actif.  

En d’autres termes, il est pertinent de financer les agencements de vos nouveaux bureaux par un emprunt qui courra sur la durée probable d’utilisation de ces bureaux (5 à 10 ans par exemple). 

Anticipez au plus vite les options de financement dont vous disposerez lorsque le besoin se fera sentir. C’est d’autant plus important si vous avez fait appel au PGE, qui aura altéré votre capacité d’endettement. 

Bref, commencez par évaluer auprès de votre banquier votre capacité d’endettement. Sachez que 2 critères?seront déterminants : 

• Taux d’endettement : le rapport dettes financières/fonds propres. Le taux maximum est généralement fixé à 1. 
• Capacité d’emprunt : le rapport emprunts moyen-long terme/CAF (capacité d’autofinancement). Au-dessus de 4 années de CAF, la banque ne prendra normalement pas le risque de vous prêter. 

Si votre capacité d’endettement est dégradée, mettez en place un plan d’actions qui vous permettra d’améliorer ces ratios (reconstituer les fonds propres, améliorer la rentabilité de l’entreprise); car ils traduisent immanquablement une santé financière altérée pour votre entreprise. 

Dirigeants d’entreprise, la reprise représente dans beaucoup de secteurs une opportunité. Préparez au mieux cette phase en affutant votre gestion et en testant votre capacité de financement… Puis concentrez-vous sereinement sur le développement commercial et le redimensionnement de l’outil de production.